ในยุคที่มหาวิทยาลัยขอนแก่นกำลังมุ่งหน้าสู่การเป็น Digital University อย่างเต็มตัว ตามประกาศ มข. (ฉบับที่ 1774/2568) เรื่องหลักเกณฑ์และอัตราค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและการดำเนินโครงการ มหาวิทยาลัยได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของการนำเทคโนโลยีมาช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน จึงได้พัฒนา ระบบ PEMA (Project Expense Management Application) ขึ้นมา เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการทำเอกสารงบประมาณและการเบิกจ่ายเงินโครงการ จากเดิมที่ต้องใช้กระดาษจำนวนมาก (Paper-Based) มาสู่ระบบดิจิทัลแบบครบวงจร (Digital Process)
วัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาระบบ
- เพื่อความสะดวกรวดเร็ว: ปรับกระบวนการขออนุมัติโครงการและการเบิกจ่ายให้ทำผ่านออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลาและการเบิกจ่ายให้ทำผ่านออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา
- เพื่อลดความเสี่ยงและข้อผิดพลาด: นำระบบคำนวณเงินอัตโนมัติมาใช้ตามอัตราที่ระเบียบกำหนด เพื่อป้องกันการตั้งงบประมาณผิดพลาด
- เพื่อความโปร่งใสและตรวจสอบได้: ให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามสถานะการดำเนินงานของเอกสารได้แบบ Real-Time
- เพื่อการบริหารข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ: เชื่อมโยงข้อมูลการเงินและงบประมาณเข้ากับระบบ ERP ของมหาวิทยาลัยโดยตรง
จุดเด่นและสิ่งที่ผู้ใช้งานจะได้รับ (Best Practices)
- บอกลางานกระดาษ 100%: ไม่ต้องพิมพ์เอกสารใส่แฟ้มวิ่งส่งอนุมัติอีกต่อไป สามารถบันทึกข้อมูลและส่งอนุมัติผ่านระบบ E-Workflow ได้ทันที
- ระบบช่วยคำนวณเงินให้อัตโนมัติ: ไม่ว่าจะเป็นค่าอาหาร ค่าที่พัก หรือค่าตอบแทนวิทยากร เพียงแค่กรอกจำนวนคนและจำนวนวัน ระบบจะคำนวณยอดเงินตามเกณฑ์ประกาศ มข. ให้ทันทีถูกต้องแม่นยำ
- ออกหนังสือรับรองดิจิทัล: เมื่อโครงการได้รับอนุมัติ ระบบจะออกหนังสือรับรองให้อัตโนมัติเพื่อนำไปใช้จัดกิจกรรมจริงได้อย่างสะดวกสบาย
- ติดตามงานง่าย ชัดเจน ทุกขั้นตอน: ไม่ต้องคอยโทรตามเอกสาร เพราะสามารถเช็กสถานะผ่านหน้าจอได้ตลอด 24 ชั่วโมง
สรุปภาพรวมขั้นตอนการใช้งาน
- สร้างโครงการ: ผู้จัดทำกรอกข้อมูลโครงการลงระบบ PEMA เพื่อให้ระบบคำนวณงบประมาณให้อัตโนมัติ
- เสนออนุมัติ: ระบบตรวจทานเงื่อนไขเบื้องต้น และส่งเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติผ่านระบบออนไลน์
- จัดกิจกรรม: นำหนังสือรับรองโครงการดิจิทัลที่ระบบออกให้ ไปใช้ดำเนินโครงการจริง
- เบิกจ่ายเงิน: สรุปยอดใช้จ่ายจริงเพื่อส่งขอเบิกจ่าย และระบบจะบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ ERP ของมหาวิทยาลัยทันที
หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับหลักเกณฑ์การตั้งงบประมาณ หรือการใช้งานระบบ PEMA สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก ประกาศมหาวิทยาลัยขอนแก่น (ฉบับที่ 1774/2568) หรือติดต่อสอบถามได้ที่ งานงบประมาณ กองคลัง มหาวิทยาลัยขอนแก่น